BTW: wie aftrek volgens werkelijk gebruik wil toepassen, moet melden aan fiscus

brief schrijven
05/05/23

Vanaf 1 januari 2023 is het verplicht om een kennisgeving te doen aan de fiscus als men de BTW-aftrek wil bepalen volgens het regime van het werkelijk gebruik. Ook wie het regime al toepast, moet een melding doen. Daarvoor is er nog wel tijd tot eind juni. Wie nieuw is voor het stelsel, moet (als kwartaalaangever) de kennisgeving doen vóór eind maart. De fiscus heeft al meteen een tolerantie aangekondigd voor het meedelen van de bijkomende informatie die in principe aangeleverd moet worden door wie het systeem wil toepassen.

Gemengde BTW-plichtigen (die zowel activiteiten hebben die recht geven op BTW-aftrek als activiteiten die géén recht geven op BTW-aftrek) kunnen de aftrekbare BTW bepalen aan de hand van twee methodes: het algemeen verhoudingsgetal of het werkelijk gebruik.

Voorafgaande kennisgeving

Wie de tweede methode wil toepassen, bijvoorbeeld omdat die méér aftrek mogelijk maakt dan op basis van het forfaitaire verhoudingsgetal, is nu verplicht om daarvan een voorafgaande kennisgeving te doen aan het plaatselijke BTW-kantoor. Dat moet elektronisch gebeuren via de applicatie E-604 op MyMinfin.

Het begrip “voorafgaand” is in zekere zin relatief want men heeft nog tijd tot het einde van het eerste aangiftetijdvak van het kalenderjaar waarvoor men het stelsel wil toepassen. Als het bijvoorbeeld gaat om het jaar 2023, dan is het eerste aangiftetijdvak het eerste kwartaal van 2023 voor kwartaalaangevers en de maand januari 2023 voor maandaangevers. Dat wil dus zeggen dat de kennisgeving ingediend moet worden tegen 31 maart 2023 voor kwartaalaangevers en tegen 31 januari voor maandaangevers. In beide gevallen is het stelsel van het werkelijk gebruik dan “retroactief” van toepassing vanaf 1 januari 2023. Men kan natuurlijk ook al eerder een kennisgeving doen. Als de kennisgeving verstuurd wordt vóór 1 januari van het betrokken kalenderjaar, mag de BTW-plichtige het regime gewoon toepassen vanaf 1 januari van dat kalenderjaar.

Ook voor bestaande gebruikers

Dat zijn de uiterste data die gelden voor BTW-plichtigen die het systeem voor de eerste keer willen toepassen. Maar ook wie al in het systeem zit (d.w.z. wie het op 31 december 2022 toepaste), moet een kennisgeving doen aan de fiscus. Maar die categorie krijgt daarvoor iets meer tijd. De kennisgeving moet in hun geval gebeuren vóór 1 juli.

De betrokkenen moeten de rubriek “Werkelijk gebruik” invullen op de aangifte “wijziging BTW-identificatie” (formulier e604B) en aangeven hoelang ze het systeem al toepassen. De administratie noemt dat een “bijzonder eenvoudige” procedure.

Wie de aftrek volgens werkelijk gebruik nog niet toepast, moet niet de rubriek “Werkelijk gebruik” invullen op datzelfde formulier e604B maar wel de rubriek “Regime”.

Nieuwe of gewijzigde activiteit

Wie een nieuwe activiteit opstart en vanaf het begin opteert voor aftrek volgens werkelijk gebruik, moet het formulier e604A gebruiken (“aanvraag voor BTW-identificatie”) en daar eveneens de rubriek “Regime” invullen. De kennisgeving moet in dat geval gebeuren vóór het einde van het eerste aangiftetijdvak na het begin van de activiteit.

Voorbeeld: de activiteit van een kwartaalaangever vangt aan op 1 mei 2023. De termijn voor de kennisgeving loopt dan tot 30 september 2023. De betrokkene mag het regime toepassen vanaf 1 juni 2023.

Dezelfde logica wordt gevolgd bij een wijziging van de activiteit (die met zich mee brengt dat men voor het eerst een gemengde BTW-plichtige wordt). Een kennisgeving in de loop van het jaar kan ten slotte ook als de fiscus na een controle toepassing van het algemeen verhoudingsgetal verwerpt en de BTW-plichtige dus verplicht wordt over te stappen naar aftrek volgens het werkelijk gebruik.

Voor (ten minste) vier jaar

Wie eenmaal geopteerd heeft voor aftrek volgens het werkelijk gebruik, moet het systeem vier jaar lang blijven toepassen (tenzij de betrokkene geen gemengde BTW-plichtige meer is).

Na die periode kan men eventueel overstappen naar aftrek op basis van het algemeen verhoudingsgetal. Doet men niets, dan loopt het regime van het werkelijk gebruik gewoon verder. Een nieuwe kennisgeving is dan in principe niet meer nodig.

Tolerantie: uitstel voor mee te delen informatie

Wie de kennisgeving doet, moet ook bijkomend informatie verschaffen aan de fiscus. Een betere controle mogelijk maken, is immers de bedoeling van de nieuwe verplichting. Die informatie moet niet verschaft worden in de kennisgeving maar bij het indienen van de gewone periodieke BTW-aangiften (kwartaalaangifte of maandaangifte) via Intervat.

De fiscus heeft echter al een tolerantie aangekondigd. Het is niet nodig de informatie al te verschaffen in 2023. De betrokkenen zullen de gegevens voor de eerste keer moeten meedelen bij het indienen van de BTW-aangiftes over het eerste kwartaal van 2024 (kwartaalaangevers) of één van de eerste drie maanden van 2024 (maandaangevers). Gelet op de normale indieningstermijnen van de aangifte, wil dat dus zeggen tegen 20 april 2024 respectievelijk tegen 20 februari 2024, 20 maart 2024 of 20 april 2024. Dat komt neer op een uitstel van één jaar.

Wie de aftrek volgens het werkelijk gebruik al toepaste op 31 december 2022, heeft nog iets langer de tijd als men maandaangever is. De gegevens moeten dan opgenomen worden in de BTW-aangifte voor de maand mei (in te dienen tegen 20 juni 2024). Voor kwartaalaangevers geldt dezelfde termijn als hierboven (tegen 20 april 2024 in te dienen kwartaalaangifte).

De mee te delen info, over de wijze van uitoefening van het recht op aftrek, betreft hoofdzakelijk het definitieve verhoudingsgetal van het voorbije jaar, het bijzonder verhoudingsgetal voor de gemengde kosten en het percentage van de BTW op kosten die geen recht op aftrek geven.

Weigering mogelijk

De fiscus kan toepassing van het werkelijk gebruik altijd nog weigeren na ontvangst van de kennisgeving. Hij heeft zelfs twee jaar om het dossier te bestuderen. In geval van een weigering, gaat die in met terugwerkende kracht vanaf de eerste periode waarop de kennisgeving betrekking had. Een voordeel van de nieuwe regeling is wel dat de BTW-plichtige het systeem onmiddellijk kan toepassen en dus niet hoeft te wachten tot de fiscus het dossier nagekeken heeft en zijn akkoord geeft.

https://financien.belgium.be/nl/Actueel/recht-op-btw-aftrek-werkelijk-gebruik-nieuwe-procedure;

https://financien.belgium.be/nl/Actueel/recht-op-btw-aftrek-werkelijk-gebruik-verduidelijkingen