Geen fiche nodig als bedrijfsleider geld voorschiet voor uitgave van vennootschap

Als de vennootschap of werkgever een aankoop doet en de werknemer of bedrijfsleider de betaling voorschiet, hoeft er geen fiscale fiche opgemaakt te worden voor de terugbetaling van het voorgeschoten bedrag. In het licht van de onlangs uitgebreide ficheverplichtingen heeft dat groot belang.

In de praktijk komt het wel eens voor dat een bedrijfsleider een factuur die opgesteld is op naam van de vennootschap, betaalt met zijn eigen bankkaart. De vennootschapsfactuur wordt dus privé betaald. Dat kan het gevolg zijn van een vergissing of het feit dat de bedrijfsleider op dat ogenblik toevallig de bankkaart van de vennootschap niet bij de hand had. Daarna stort de vennootschap uiteraard het voorgeschoten geld terug aan de bedrijfsleider. De vraag is dan of die betaling beschouwd moet worden als een terugbetaling van “eigen kosten van de vennootschap” (of “eigen kosten van de werkgever” als het een werknemer is die betaalt) en, vooral, of er een fiscale fiche opgemaakt moet worden.

Terugbetaling eigen kosten van de vennootschap?

Die situatie kwam onlangs ter sprake ter gelegenheid van een parlementaire vraag. De vraagsteller gaf volgend voorbeeld.

Een bedrijfsleider bestelt een nieuwe printer voor het kantoor van zijn vennootschap (100% beroepsgebruik). De aankoopfactuur is op naam van de vennootschap maar wordt betaald met de privérekening van de bedrijfsleider. Nadien wordt dat rechtgezet ofwel door een terugbetaling van de vennootschap op de privérekening van de bedrijfsleider, ofwel door een boeking op de rekening-courant van de bedrijfsleider. Het gaat dus om een geval waarin de vennootschap of werkgever kantoormateriaal aankoopt en de werknemer of bedrijfsleider zich beperkt tot het voorschieten van de betaling.

Minister: geen fiche nodig

Het antwoord van de minister is kort en duidelijk: in zo'n geval gaat het niet om de werknemer of de bedrijfsleider die het kantoormateriaal aankoopt, maar wel de vennootschap. Daardoor moeten de kosten niet opgenomen worden op de fiscale fiche.

Nieuwe wetgeving

Dat antwoord is vooral goed nieuws in het licht van een recente wetswijziging. Sinds 1 januari 2022 (betalingen vanaf die datum) is de ficheverplichting namelijk uitgebreid met betrekking tot eigen kosten van de werkgever/vennootschap. In artikel 57 van het WIB 1992, dat het opmaken van fiscale fiches verplicht in de opgesomde gevallen, is nu voor het eerst ook sprake van “variabele” onkostenvergoedingen, dat wil zeggen vergoedingen die niet forfaitair bepaald worden maar op basis van bewijsstukken. Dergelijke terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever/vennootschap moeten dus vermeld worden op een fiche.

Voor de werkgever of vennootschap betekent dat een verhoogd risico: als men de onkostenvergoeding vergeet te vermelden, riskeert men sancties. In het geval van een “variabele” onkostenvergoeding gaat het gelukkig niet zover dat de aftrek van de betrokken kost wegvalt, of dat een aanslag geheime commissielonen opgelegd kan worden. Maar een administratieve boete blijft mogelijk.

Een terugbetaling van kosten waarvoor een factuur bestaat (op naam van de vennootschap weliswaar in de beschreven situatie), zou beschouwd kunnen worden als een “variabele vergoeding” zoals bedoeld in de nieuwe versie van artikel 57 van het WIB 1992. Maar dat is dus niet het geval, blijkt uit het antwoord van de minister. Zover reikt de nieuwe ficheverplichting niet.

Bron: Parlementaire Vraag nr. 924 van C. Leysen van 9 maart 2022, (p. 120)